Spracúvanie osobných údajov Prevádzkovateľom je vykonávané v súlade s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej len „Nariadenie GDPR”), ktoré upravuje aj Vaše práva ako Dotknutej osoby, tými ustanoveniami zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov v znení neskorších predpisov, ktoré sa na Prevádzkovateľa vzťahujú (najmä § 78), zákonom č. 586/2003 Z. z. o advokácii v znení neskorších predpisov (§ 18), ako aj ďalšími všeobecne záväznými právnymi predpismi upravujúcimi spracovanie osobných údajov. Prevádzkovateľ pri výkone svojej činnosti postupuje v súlade s Kódexom správania prijatým SAK, ktorý bližšie vysvetľuje spracúvanie osobných údajov zo strany advokátov. S Kódexom správania SAK sa je možné oboznámiť na https://www.sak.sk/web/sk/cms/document/224. Tieto Zásady zároveň napĺňajú informačnú povinnosť Prevádzkovateľa voči Dotknutým osobám podľa článku 13 a článku 14 Nariadenia GDPR.

Osobné údaje sú najčastejšie získavané priamo od Dotknutých osôb – ako napr. potenciálneho klienta alebo klienta – pri osobnom či telefonickom kontakte, prostredníctvom elektronickej komunikácie (napr. e-mailom) alebo cez kontaktné formuláre na webovej stránke Prevádzkovateľa (www.akdvorjak.sk). Poskytnutie údajov je dobrovoľné, avšak ich neposkytnutie môže ovplyvniť schopnosť Prevádzkovateľa poskytnúť právne služby riadne a včas, prípadne môže viesť k odmietnutiu poskytnutia týchto služieb. Prevádzkovateľ môže osobné údaje získavať aj z verejne dostupných zdrojov, od orgánov verejnej moci alebo od tretích osôb. V prípade, že nie ste klientom Prevádzkovateľa, údaje o Vás môžu byť získané od jeho klientov alebo z verejných či zákonných zdrojov – napríklad výpisom z registrov, vyžiadaním od orgánov verejnej moci alebo v rámci vyhľadávania a získavania dôkazov v prospech potenciálneho klienta alebo klienta. V takýchto prípadoch môže byť spracúvanie vykonané aj bez vedomia fyzickej osoby alebo súhlasu, na základe zákonného oprávnenia v súlade so Zákonom o advokácii. Konkrétne účely spracúvania, právne základy, kategórie osobných údajov a doby uchovávania osobných údajov, k spracúvaniu ktorých prichádza pri poskytovaní služieb Prevádzkovateľom ako aj práva Dotknutej osoby, sú uvedené v tabuľke nižšie.

• knihu došlej a odoslanej pošty po jej zaplnení uschováva počas desiatich (10) rokov od dátumu prijatia alebo odoslania poslednej zásielky zapísanej v knihe;
• inventárny zoznam archivuje Prevádzkovateľ počas desiatich (10) rokov od jeho spísania;
• ak Prevádzkovateľ vedie menoslov klientov a protokol klientskeho spisu elektronicky, ku koncu kalendárneho roka vyhotoví za kalendárny rok jeho tlačenú formu a túto uloží v kancelárii bez časového obmedzenia;
• skartačná lehota klientskeho spisu je desať (10) rokov a plynie odo dňa, keď sú splnené všetky podmienky na uloženie spisu do archívu;

Na Prevádzkovateľa sa ďalej vzťahujú stavovské prepisy vykladajúce povinnosti advokátov podľa Zákona o advokácií, podľa ktorých existujú určité okolnosti, ktoré predlžujú doby uchovávania osobných údajov resp. bránia v skartácií niektorých dokumentov z pochopiteľných dôvodov ako napríklad:

• klientsky spis, v ktorom sa nachádzajú originály listín odovzdaných advokátovi klientom, nie je možné skartovať;
• skartovať nie je možné protokoly klientskych spisov a menoslov klientskych spisov;
• skartovať nie je možné klientsky spis alebo jeho časť, ktorú je advokát povinný odovzdať štátnemu archívu;
• skartovať nie je možné klientsky spis, pokiaľ je vedené akékoľvek konanie pred súdom, orgánom štátnej správy, orgánmi činnými v trestnom konaní, Slovenskou advokátskou komorou, ktoré obsahovo súvisí s obsahom klientskeho spisu alebo ktorého predmetom bolo konanie alebo opomenutie advokáta pri poskytovaní právnej pomoci vo veci klientovi.

Ak Prevádzkovateľ získa osobné údaje na základe dopytu klienta, ktorý kontaktuje Prevádzkovateľa prostredníctvom e-mailovej adresy alebo kontaktného formulára na webovom sídle Prevádzkovateľa, doba uchovania osobných údajov je nevyhnutná doba na vybavenie dopytu klienta. Ak by na základe dopytu klienta neskôr došlo k prevzatiu právneho zastúpenia a poskytovaniu právnych služieb pre klienta, osobné údaje sa spracúvajú po doby uvádzané pre založenie klientskeho spisu, menoslovia klientov a protokolu klientskeho spisu a pod. Ak Prevádzkovateľ získa osobné údaje na základe súhlasu na konkrétny účel, uchováva osobné údaje po dobu troch rokov.